Comece pelo produto
Envie fotografias de referência, ligações, desenhos ou uma amostra existente. Explique quais os detalhes que devem coincidir e quais podem mudar. Uma referência clara ajuda os fornecedores a cotar o mesmo requisito.
Registe as especificações por escrito
Indique dimensões, materiais, acabamento, cor, marca e embalagem. Para têxteis, acrescente a composição do tecido, a gramagem e a distribuição de tamanhos. Para equipamentos, acrescente a aplicação, a capacidade e os requisitos de alimentação.
Especifique as quantidades
Inclua a quantidade por modelo, cor e tamanho quando aplicável. Se comparar diferentes volumes de encomenda, identifique cada quantidade para que as propostas sejam preparadas sobre uma base consistente.
Indique o destino e os prazos
Indique o país, a cidade ou porto de entrega e qualquer data-limite. Distinga uma data de chegada preferida de uma data fixa de evento ou projeto.
Identificar cedo as necessidades de documentação
Indique à equipa quais os documentos de produto exigidos pelo seu comprador ou consultor. Confirme o âmbito, o custo e a disponibilidade antes de assumir um compromisso de encomenda.
Utilize uma única folha comparativa
Compare em conjunto a especificação, o preço unitário, o custo das amostras, a quantidade mínima, os prazos de produção, a embalagem e o âmbito do transporte. Registe o que cada proposta inclui.